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企業(yè)開好會的十條黃金原則!

时间:2019-04-22        阅读


目前,我國很多的家居企業(yè)雖然每天都在進(jìn)行大大小小的會議,可也解決不了什么實際的問題,同時還浪費很多時間,那么怎么樣才能提高開會的效率呢?



1、凡是會議,必有準(zhǔn)備

永遠(yuǎn)不開沒有準(zhǔn)備的會議,臨時會議也需要心里考慮,會議最大的成本是時間成本,會議沒有結(jié)果就是對公司的犯罪,沒有準(zhǔn)備的會議就等于一場集體謀殺。這話聽起來有點冠冕堂皇,然而事實如此,只是企業(yè)多數(shù)是“差不多主義”。


重大的會議有事先檢查制度,沒有準(zhǔn)備好的會議必須取消。


某些會議前,有必要把會議材料提前發(fā)給與會人員,與會人員要提前看材料并做好準(zhǔn)備,不能進(jìn)了會議室才開始思考。


2、凡是會議,必有主題

開會必須要有明確的會議目的,會議報告前3頁PPT必須顯示會議主題。


沒有主題和流程的會議,就好比讓大家來喝茶聊天,浪費大家的生命。


會議的主題,要事先通知與會人員。


3、凡是會議,必有紀(jì)律

開會設(shè)一名紀(jì)律檢查官(一般由主持人擔(dān)任,因此主持人必須合適),在會議前先宣布會議紀(jì)律,對于遲到要處罰,對于會議上不安流程進(jìn)行要提醒,對于發(fā)言帶情緒要提醒,對于開小會私下討論的行為要提醒和處罰,對于在會上發(fā)惡劣脾氣和攻擊他人行為進(jìn)行處罰。


4、凡是會議,會前必有議程

在會議之前明確清楚的會議議程,會議運營人員要在會前做說明,使得參會人員了解目的、時間、內(nèi)容,使他們能有充分的時間準(zhǔn)備相關(guān)的資料和安排好相關(guān)工作。每一項討論必須控制時間,不能泛泛而談,海闊天空。


5、凡是會議,必有結(jié)果

開會的目的就是解決問題,會議如果沒有達(dá)成結(jié)果,將是對大家時間的浪費,所以,會議監(jiān)督官有權(quán)利打斷那些偏離會議主題的冗長的發(fā)言,會議時間最好控制在1.5-2H以內(nèi)。


會議主持人要設(shè)置時間提醒,現(xiàn)在還有60分鐘,還有30分鐘,還有10分鐘。會議的決議要形成記錄,并當(dāng)場宣讀出來確認(rèn)。


沒有確認(rèn)的結(jié)論,可以另外再討論,達(dá)成決議并確認(rèn)的結(jié)論,馬上進(jìn)入執(zhí)行程序。


6、凡是會議,必有訓(xùn)練

把培訓(xùn)是看成節(jié)約時間成本的投資,讓員工快速成長。培養(yǎng)員工,讓員工減少犯錯,提示技能,本質(zhì)是提高了時間價值。


有專門針對如何開會的培訓(xùn),對每個層級的員工都有足夠的“會議訓(xùn)練”,許多企業(yè)缺乏這樣的培訓(xùn):如何開會,如何主持,如何記錄,如何追蹤,如何對待分歧,如何會場匯報等的。這些必要的訓(xùn)練,會讓公司的會議變得高效。


開會難免有意見不一或者爭論,如果處理不好,就會影響開會的效果,適當(dāng)注意一些藝術(shù)和技巧,就會化險為夷,例如要盡量做到在會上公開稱贊、私下批評,在會中 要做到就事論事,對事不對人,爭論時也要尊重別人,不可惡意批評別人,對他人的意見如贊同不要忘了公開表示你的稱贊,對意見不同也要注意措詞,不能傷害別 人的自尊,特別是有上級人員參加時更要注意,千萬不能為了體現(xiàn)自己而貶低他人。


有時候要采取民主集中模式,開放心胸,容納意見,要開放自己的心胸去傾聽別人的意見,不要被自己先有的立場所左右,不要將你的結(jié)論強(qiáng)加于人,如果你要公布既定的政策、決定,要在事前說明不容討論,需要與會人員討論的一定不能是既定的決議。


7凡是開會,必須守時

設(shè)定時間,準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束:準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束實際上就是尊重別人的時間,開會一定要準(zhǔn)時,并要對每個議程定個大致的時間限制,一個議題不能討論過久,如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題。


如果一個議題一定要有結(jié)論的話要事先通知與會人員,使他們有思想準(zhǔn)備。


8、凡是開會,必有記錄

一定要有一個準(zhǔn)確完整的會議記錄,每次會議要形成決議,會議的各項決議一定要有具體執(zhí)行人員及完成期限,如此項決議的完成需要多方資源,一定要在決議記錄中 明確說明,這點特別重要,企業(yè)的各級管理人員經(jīng)常會犯的一個毛病,由于會議沒有形成決議,導(dǎo)致會議的作用沒有體現(xiàn)出來,更會讓一些管理人員誤認(rèn)為開會沒有意義,直接影響其不想主持開會或者參與開會。


9、凡是散會,必有事后追蹤

“散會不追蹤,開會一場空”。


加強(qiáng)稽核檢查:要建立會議事后追蹤程序,會議每項決議都要有跟蹤、稽核檢查,如有意外可及時發(fā)現(xiàn)適時調(diào)整,確保各項會議決議都能完成。很多企業(yè)管理人員都沒有這樣的意識和習(xí)慣,企業(yè)的高層也缺乏這樣的要求。


10、最后請記住三個簡單卻很有意義的公式

① 開會+不落實=零


② 布置工作+不檢查=零


③ 抓住不落實的事+追究不落實的人=落實。


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文章來源:網(wǎng)絡(luò)


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